スマートフォンサイトはこちら

IT企業の就業規則

就業規則は、企業で働くうえで必要となる最低限の就業ルールを定めたものといわれます。
しかし昨今の捉え方では、最低限の労働環境を定めておくだけのものではなくなってきています。 
服務規律や個人情報の取り扱い、企業情報の漏えい防止、メンタルヘルス、懲戒内容など、企業や従業員をとりまく様々なリスクを少しでも回避するために 、個別具体的に明記をし対応できるものとして整備する必要があると考えられるようになってきています。 

就業規則って必要なの?

会社の方針を反映しない就業規則では全く意味がありません!

就業規則はIT企業にとって、その従業員にとって大事なものでしょうか?
パート・アルバイトを含んだ従業員数が10人以上いる場合には、労働基準監督署への届出が義務化されています。『だから仕方なく作って出しました』という方はたくさんいらっしゃいます。
『うちは10人も社員がいないから規程を作らなくてもいいや』とお考えになる方も多くいらっしゃいます。
残念ながら、どちらの場合にしても、その会社の健全性と発展性を考えてのこととはいえません。

IT企業は、一般的な企業と違って、実際の就業状況が「裁量労働型」だったり、給与体系が 「年俸制」だったりする事が多く 、このような場合には、余計に就業規則にルールを定めなければいけません。 
また労使協定を社員代表と締結し、さらには労働基準監督署への届出が必要だったりします。

対策を打たずに、一旦会社と社員間でトラブルが起きてしまうと、これを解決するためにリソースコストが膨大に発生し、果ては事業活動に注力すべき経営者までトラブル解決に心血を注ぐ結果となってしまいます。規程がない、暗黙の会社ルールだけでは、人事労務問題は太刀打ちができません。

就業規則をつくるという事は、会社にとっても社員にとってもメリットがあるものだと認識を、ぜひ持って頂きたいと思います。

社員にとっては働くためのルールが明確になっていて働きやすいというメリットがあります。

対して会社にとっては、万が一社員とのトラブルが起きた場合にも正当に対処する事ができるメリットがあります。

就業規則は会社がどのような方向に向かい、そのためには社員にどうやって働いてもらうのがいいのか、経営者の想いがコンプライアンスの元に反映されていなければ意味をなしません。

就業規則は一度作ったら一生ものではありません。

常に社会情勢や会社の方向性に沿ってブラッシュアップし、様々な労務リスクを回避する予防法務の観点にたって検討すべきものだと捉えています。

社員が働きやすければパフォーマンスが向上し、結果として業績アップにもつながります。
社員が文句ばかり言っている会社では、決して業績アップにはつながりません。

今一度、将来に向けてどんな会社になりたいのか、事業計画に則ったリソースプランにするにはどうすればいいのかの観点から、ぜひ自社の就業規則はどうなっているのかを確認してみてください。

▲PAGETOP

こんな就業規則は危険!

残業と退職についての記載は要注意です

せっかく作成したのに記載に漏れがあっては意味がありません。自社の就業ルールに沿った内容となっているか、法的な不足はないかなどの確認が必要です。

労働基準法で「必ず記載するように」 とされているものに以下のものがあります。 
始業及び終業の時刻・休憩時間・休日・休暇並びに交替制勤務に関する事項・賃金の決定、計算、支払い方法・賃金の締切り、支払い時期・昇給方法・退職に関する事項です。

IT企業特有の事情を加味すると、IT起業には固定での始業・終業時間を定めているところはまれです。特に技術者については、専門型裁量労働制やフレックスタイム制を導入しているケースが多いです。この場合は、導入している労働時間を管理する制度について規程内に盛り込むこととなります。

裁量労働制やフレックスタイム制を導入する場合には、別に労使協定も定めておく必要があります。
専門型裁量労働制は、労働基準監督署への届出も必要となります。

※労使協定:いわゆる社員代表と会社との間で、個別具体的な内容を確認し合意をしたもの。
「休日」については1週間のうち休みとする日は何曜日なのか、「休暇」は年末年始や夏期休暇などの休暇を設ける場合にはその内容を、設けない場合は設けない旨を記載します。

1ヵ月単位や1年単位の変形労働時間制を導入している場合には、労働時間・休日をどのように扱うのかを記載します。労使協定も必要となります。

退職の扱いも具体的に記載する必要があります。 
自己都合退職や会社都合退職、定年退職など、どのような退職の仕方であっても対応に漏れがないように、詳細に記載する方がいいでしょう。最近は、精神的な疾病から休職~退職となるケースも多いため、休職から退職に至る場合に想定される対処方法を細かく記載する規程ニーズも出てきています。

▲PAGETOP

秘密保持条項と著作権条項

著作権に関する記載はしっかりされていますか?

IT企業向けの就業規則には秘密保持条項を必ず盛り込むようにします。
ここでいう秘密保持に関する内容は、社員だけではなく役員をも含む 業務に従事する者全てに対して適用するものとして規定します。

具体的には、

  • 営業機密に関して何をして資料というのか
  • 資料の管理方法(コピー・保管・廃棄方法)
  • 管理者の取扱い権限・管理者に課す管理上の制限
  • 第三者へ情報を開示する時の承認
  • 情報が漏洩した場合の損害賠償

など会社への影響があると考え得るものを全て記載します。

また、懲罰条項も上記に連動したものとします。
通常、就業規則上でここまで機密保持に関して記載される事はあまりありません。

逆になぜ事細かに記載しないのでしょう。
就業規則は人事に関する内容だけ記載すればいいとお考えになる事が多いからではないでしょうか。
労働基準法では「事業場の全労働者に適用される事項について定める場合には、これを記載しなければならない」としています。

会社の経営にも大きな影響を与えかねない営業情報に関する機密保持取扱いは、当然に全労働者に適用されるべきものですから、取り扱いについては詳細に記載しておくの方がリスク回避につながります。
個人情報の取り扱いを記載する就業規則が増えてきていますが、機密保持に関する記載をしっかりとしている就業規則も、今後は増えて欲しいと思います。

またIT企業の就業規則では、著作権に関する条項もきちんと盛り込んでおく必要があります。
著作権については、有形・無形に関わらずモノを創り出す事業を行っている場合には、とても重要なものであり、だからこそ、会社が、社員が著作物をどのような権利の下で規定するのかがポイントになります。

製造業や高度先進技術開発に携わるような企業であっても、一部の企業を除いて、就業規則上で事細かに規定されていることはあまり多くなく、「社員の成果物や知的所有権の帰属は会社にある」という風に、権利の帰属について単に記載されている程度のものが多いようです。

IT企業で著作権について記載する場合には、以下にポイントをおいて条項を考えます。

  • 業務のどの段階で権利物が生じているのか?
  • 該当する権利物(実用新案、成果物、知的所有、有形か無形か)は何か?
  • 権利物の帰属先はどこにあるか?

特に知的所有物については、開発したシステムだけを考えるのではなく、システムが稼動する元であるプログラムやルーチン・モジュール、ドキュメントの権利まで、権利物とその帰属先を検討する必要があるでしょう。

▲PAGETOP

個人情報・雇用情報管理

個人情報保護への取組みは「信用」の問題です!

個人情報保護に関する取り扱いについて、以前はそれほど意識することなく、情報に変更等があったときに速やかに連絡する旨の記載がある程度で大丈夫でした。しかし、個人情報保護法が施行されている現在では、就業規則上でも明確に規定する必要があります。

社員の情報や家族の情報は、文字通り個人情報に当たります。これらの情報をどのような目的で取り扱うのか、また漏洩した場合にはどのような懲戒規定が適用されるのかを具体的に記載していきます。

就業規則(本則)では取り扱いと懲戒のみ規定し、雇用管理情報取扱規程として別規則を設けて運用する場合もあります。
具体的には、以下にポイントをおいて条項を考えます。

  • 情報を利用する際の目的を定め、定めた目的の明示を行うこと
  • 社員の健康に関する情報を扱う際の本人同意を規定する
  • 情報を扱う際の担当者と責任者の権限
  • 具体的な管理保管方法
  • 第三者への委託をする際の、委託先での取扱い方法

個人情報の取扱いを就業規則上に規定するだけではなく、入社時に取り交わす誓約書などの書面上で、個人情報をどのように扱うのかを記載し、これに同意を得る形式とすることで、会社と社員との間での情報取扱いへの合意がなされたとの証拠となります。

それに加え、IT企業においては、業務上必要とされ第三者の情報を扱う事も多々あります。 
業務上での取り扱いは、秘密保持契約に具体的に定めて扱う事となりますが、こちらの契約内でもより詳細に具体的に記載する事が、リスク回避の観点から求められています。

▲PAGETOP

情報漏えいを防ぐ!

情報に対するルール

情報漏えい対策は、まず社員の意識から!

就業規則の服務規律に「重要な営業情報を持ち出さないこと」とあったとき、個々の社員はどのように解釈するでしょう。

「重要は営業情報」には文字通り機密情報も含まれているでしょうし、そこまで厳密ではない情報も含まれているかもしれません。

情報の重要性に関わらず、少なからずこれらの情報が漏えい・流出してしまうと、企業のブランドイメージはダウンし、業務そのものにも影響を与えてしまいかねません。 
そのため、多くの企業はこのようなルールを明文化し、「コンプライアンス」と称してすべての社員に徹底しようとしているのです。

ではなぜすべての社員がルールを理解していなければいけないのでしょうか。
例えば従業員100の企業で99人が正しい行動をとっていたとしても、たった1人がルールを破ってしまうと企業全体に影響を及ぼしかねないからにほかありません。
この事を、社員ひとりひとりがどう捉えるかがポイントになります。

情報漏えいを防ぐには?

情報漏えいをしない仕組みづくりが重要!

情報の漏えいは、はっきり言いますと、一生なくなる事はありません。 
なぜなら全ての行為・行動は人間が行うものだからです。
鉄壁の情報セキュリティ体制を作ったとしても、人が操作する以上、ヒューマンエラーは必ず発生します。

ではどうすれば、情報漏えいを防ぐことができるのでしょう? 
行動する「人」の意識に訴え、誰もが理解できる運用を行うのが近道だと考えます。 
具体的には、
「社員が守りやすいルール・分かりやすいルール」を設ける

極力個人の判断に委ねるものをなくし誰もが同じ判断で行動できるようにすることがポイントになります。

社員個々の裁量を大事にするのも業務運営上では必要な事だと思いますが、情報漏えいという側面からみると、個々の判断に委ねる方が危険度が増す事となります。

パスワード管理などが徹底された情報システム上のデータであっても、一度プリントしてしまえば、情報システム上のセキュリティの反映はこの段階でなくなり、プリントした本人が責任を持って管理しなければいけなくなります。

日常的にセキュリティシステムの効果がない状況が発生しているということです。
このようにセキュリティシステム効果がない状況を100%なくす事は不可能ですから、社員が分かりやすいルールを設けて極力リスクを排除できるようにしておかなくてはならない わけです。

例えば、日常使用する定型的な書類を重要度ごとに体系化・分類しておくことで、それぞれの書類の用途・重要度を誰もが把握できるようになります。
個人でできる情報管理方法、「クリアデスクトップ」「クリアスクリーン」などを徹底させるなどもリスクヘッジになります。

業務を行っている最中も、今現在やっている業務に関係のない書類などは机上には置かず、他の業務の書類と混じらないようにし情報漏えいの危険を減らすようにします。
合わせてコンプライアンスの重要性を認識させ、社員全員が、個々の業務中にはセキュリティ上どのような危険があり、もしも事故が起きたらどんなことになるのかを知っておくことも重要になります。

社員個人による判断は、その個人が責任を負うことになるという意識をもち、できる限り、社員が判断に迷うことがない仕組みやルールを作り明文化しておく。
こうして企業が作ったルールは、結果として社員を管理することにはなりますが、一方で社員を守ることにもなります。

法律に基づき、かつ企業独自の倫理観もふまえながら自社の事業内容や業務に合わせてルールを文書化し、これを徹底していくのがコンプライアンスでもあり、情報漏えいを防ぐための手立てとなると考えます。

▲PAGETOP

就業規則を作るポイント

会社の方針に合った就業規則をもちましょう!

就業規則を作成する際にポイントとなる点を以下にあげてみました。
いずれのポイントも、IT業界では特に注意して規則内容を検討いただきたいものです。 IT業界に関わらず、労務トラブルを回避し会社を守るための重要なポイントとなります。

就業規則を作成する7つのポイント

1.採用者の試用期間をどうするか

試用期間については、各社とも期間(3ヵ月とするものが多いようです)は定められており、この期間を状況に応じて短縮・または延長する旨は規定されています。
単に期間を定めるのではなく、試用期間中に発生し得る労務トラブルをより具体的に明記し、この場合にどのような対策を講じるのかまでを可能な限り規定しておきます。

2.在宅勤務を認めるか

IT業界特有の勤務形態のひとつに在宅勤務があります。
この勤務形態での就業を認める場合には、実際の勤務状況の把握が難しくなるため、労働時間の管理方法・経費精算方法・労災が発生した場合の対応、人事評価方法などを必要に応じて別規則を設けて規定しておく必要があります。

3.病気や怪我への対応

メンタルヘルス対策と合わせて検討することとなりますが、うつ病などの精神疾患による休職に対して、就業規則上の休職にプラスし、一定傷病による休職を救済するものとして設ける場合があります。
これは会社が医師の診断書や本人との面談を元に、今後の復職が期待される社員に対し、一定日数の有給休暇を与えます。
本来の休職期間+本休暇期間を経過しても傷病の改善の兆しがなく復職が難しい場合は、退職を促すこととなります。

4.情報漏洩問題

今や勤務中だけではなく、業務外でも情報セキュリティに関する規定は不可欠とされています。
特にIT業界では、営業秘密の情報漏えいの防止を万全にする意味でも、セキュリティをどのように考え対応しているかを、規則上でも明らかにしておく必要があります。
就業規則内の服務規律部分に、やってはいけない行為・守るべきものを具体的に詳細に明記をし、違反した際にどのような懲戒処分となるのかを、懲罰規定とリンクさせて定義しておきます。

5.メンタルヘルス問題

会社がメンタルヘルスを捉えているか、メンタルヘルスに対してどのような対策を講じるのかを規定します。
この場合、定期的な調査の実施、調査結果に応じた専門医の紹介など、会社の本問題に対する姿勢を規定することで、従業員に安心感を与え業務に専念させる意識付けを行うこともあります。

6.解雇処分の取決め

現行の労働基準法は、法律が制定された背景からも従業員を権利をいかにして企業から守るかが基準となっており、特に解雇処分を下さざるを得ない場合には、それ相当の手順を踏んだ結果としてでないと処分が認められていません。
つまり会社側からみると、これは解雇に相当するだろうという勤務態度や事件だったとしても、安易に解雇にはできないという現実があると認識しておく必要があるわけです。
では会社を少しでも労務リスクから守るにはどうすべきなのか。。。
想定でき得るだけの懲戒処分内容を、それぞれの処分事項に応じて規定しておき、実際に処分すべき事件が起きた際に、相当の手順を踏んで対応できるようにしておくこととなります。

7.機密保持と著作権

機密保持に関する規定をしっかりとしている就業規則をみかける事は正直あまりありません。
会社の機密事項は漏えいしないようにしなければいけない。。。程度が一般的かと思います。
機密保持に対する重要性を意識づける意味でも、どんな情報が機密保持事項にあたるのか、どのような媒体で保管されておくべきなのか、使用・持ち出しする際の決済・承認方法などを具体的に明記しておくべきでしょう。
合わせて著作権についても、会社に帰属する権利はどこまでの範囲なのかを具体的に明記しておく必要があります。

以上より各ポイントの共通点としていえることは、具体的に・詳細に規定することで会社を守ることができるものは極力具体的に明記しておく、に尽きるでしょう。

従来の就業規則に対する捉え方では、内容を曖昧にしておくことで、様々な労務リスクに対応するとされていましたが、この曖昧さが災いし、就業規則の内容を拡大解釈され、多大な負担を強いられる結果につながってきました。
ぜひ一度自社の就業規則を見直し、労務対策が講じられているか再確認してみてください。